Biroja vadītājs: kas viņš ir un ar ko viņš nodarbojas?

Mūsdienu biznesā neviens uzņēmums ar biroju nevar iztikt bez biroja vadītāja darba. Šis amats ietver organizācijas biroja darbplūsmas administrēšanu un pārvaldību.

Būtībā biroja vadītājs ir tā informatīvā un vadošā saite, kurā saplūst un tiek atrisināti visi uzņēmuma darba momenti. Viņš sadarbojas starp vadītāju un padotajiem, informē parastos darbiniekus par vadītāja parakstītajiem dokumentiem, sazinās ar uzņēmuma klientiem, uzrauga korespondenci, uzrauga uzņēmuma darbību un nodrošina biroju ar biroju, izpilda tiešus direktora un viņa vietnieku norādījumus. .

Biroja vadītājs ir darbinieks, kurš nodrošina visu biroju ar pilnvērtīgu darbplūsmu. Profesijas apraksts palīdzēs labāk izprast darba būtību.

Atbilstoši zilo apkaklīšu profesiju un darbinieku amatu klasifikatoram biroja vadītāja profesija un viņa pienākumi būtiski atšķiras no sekretāra profesijas. Biroja vadītājs, pirmkārt, ir uzņēmuma biroja telpu organizētājs, vadītājs un administrators vienā personā. Sekretāra profesija nozīmē viņa pakļautību noteiktai personai (direktoram, direktora vietniekiem, augstākajiem vadītājiem) un tikai viņa lietu vadīšanu.

Biroja vadītājs kontrolē visu biroja pašreizējo darbu, galvenokārt dokumentu kārtošanu. Monitori nepārtraukti biroja tehnikas darbs, nodrošina uzņēmuma darbiniekus kancelejas preces, savlaicīgi vērš darbinieku uzmanību uz rīkojumiem, rīkojumiem un paziņojumiem birojā, ko izdod vadītājs, pieņem ienākošos tālruņa zvanus, ja nepieciešams, ved direktora tikšanos un izbraukumu kalendāru. Šajā gadījumā vakance tiek saukta par "biroja vadītāju ar sekretariāta funkcijām".

Tā kā biroja vadītāja darbs ietver organizatoriskas, informatīvas un administratīvas darbības, viņa darba pienākumos ietilpst noteikti funkcionāli uzdevumi. Tieši šeit ir biroja vadītāja nodarbinātība un darbības būtība, kuram ir:

• sagatavot biroja darbu jaunai darba dienai: pārbauda telefonu, datoru un biroja tehnikas darbību, izejmateriālu (papīrs, uzpildītās printeru kasetnes) pieejamību;
• kontrolēt, uzturēt tīrību biroja telpās, atbilstība sanitārajiem standartiem (pilns apgaismojums, ventilācija, temperatūras apstākļi telpās), pārbaudīt sadalīto sistēmu darbību;
• savlaicīgi sagādāt kancelejas preces un savlaicīgi nodrošināt viņus ar biroja darbiniekiem;
• pasūtīt dzeramo ūdeni, mazgāšanas līdzekļi, tualetes papīrs, salvetes;
• kontrolēt pašreizējo dokumentu plūsmu: sagatavo biroja pilnvērtīgam darbam nepieciešamos dokumentus, atskaites, darba materiālus, risina citus darba momentus un uzdevumus;
• ikdienā uzraudzīt šofera un kurjera darbu;
• saskaņā ar vadītāja norādījumiem, biroja vadītājs ir atbildīgs par pienākumu sadali starp darbiniekiem, izvirza viņiem uzdevumus, vērš viņu uzmanību uz nepieciešamo darba informāciju, nosaka viņu atbildības līmeni, analizē rezultāta efektivitāti;
• aprēķināt un novērtēt ikmēneša finanšu izmaksas biroja uzturēšanai uzrauga tā izpildi;
• saglabāt laika uzskaiti, katra darbinieka nostrādāto dienu un stundu skaitu kalendārā mēneša ietvaros, savlaicīgi nodot darba laika uzskaiti grāmatvedības nodaļai algu uzskaitei;
• uzraudzīt darba disciplīnas ievērošanu: par kavēšanos, priekšlaicīgu darba pamešanu, darbinieku neierašanos, paziņot uzņēmuma vadībai, veikt pārkāpumu un ģērbšanās kodeksa neievērošanas uzskaiti;
• organizēt sanāksmes, reģistrēties un palīdzēt apmeklētājiem viņu jautājumu risināšanā.

Biroja vadītāja galvenās kompetences ietver sarunu, sanāksmju, sanāksmju sagatavošanu un vadīšanu:

• viņam ir jāsagatavo visi nepieciešamie materiāli, nodrošina visu interesentu apmeklējumu pasākumos, protokolē sapulci;
• veikt saraksti ar firmas klientiem un partneriem, izsūtīt materiālus;
• darbs ar ienākošo un izejošo biroja korespondenci, reģistrēt to, iesaistīties sūtīšanā;
• sniegt palīdzību un palīdzību darbiniekiem konfliktu un strīdīgu situāciju risināšanā;
• koordinēt biroja darbu darba dienas beigās pārbaudīt biroja tehniku, apgaismojumu, dalītās sistēmas, gaisa kondicionierus, vai tie nav atvienoti no barošanas avota;
• dažos gadījumos biroja vadītājs ir atbildīgs par jaunu darbinieku atrašanu un pieņemšanu darbā (speciālās vietnēs ievieto informāciju par nepieciešamajām vakancēm, izskata CV, veic pretendentu priekšatlasi, veic interviju);
• informē potenciālos klientus rakstiski vai pa tālruni par preču un pakalpojumu izmaksām saskaņā ar cenrādi;
• konsultē par uzņēmuma nodaļu atrašanās vietu, to funkcijas;
• uztur klientu bāzi uzņēmumiem;
• veic vietas uzturēšanas pienākumus, izvietot sludinājumus par precēm un pakalpojumiem, pasūta suvenīrus, drukā, izplata informatīvos materiālus.

Lai kļūtu par biroja vadītāju, kandidātam ir jābūt galvenajām prasmēm, kas nepieciešamas darba veikšanai, kā arī noteiktām personiskajām un profesionālajām īpašībām.

Cilvēka personiskās īpašības ir bioloģiskās un sociālās sastāvdaļas, kas veido viņa personību. Bioloģiskās sastāvdaļas cilvēks saņem no dabas, saviem vecākiem un senčiem noteikta gēnu kopuma veidā. Sociālā sastāvdaļa - tā ir sociālā vide, kurā cilvēks uzauga un tika audzināts.

Abas šīs sastāvdaļas veido raksturu un personību, piešķirot indivīdam noteiktas īpašības, gan labas, gan negatīvas. Apkopojot visas cilvēka personības iezīmes, jūs varat iegūt objektīvu, uzticamu psiholoģisko portretu.

Pozitīvās personības iezīmes ietver tādas rakstura iezīmes kā:

• godīgums;
• neatlaidība izvirzītā mērķa sasniegšanā;
• vērīgums;
• pašdisciplīna;
• atbildība un organizācija;
• smags darbs, neatlaidība;
• iekšējā muižniecība;
• objektivitāte;
• sabiedriskums, pieklājība, draudzīga attieksme pret cilvēkiem;
• nosvērtība, centība, uzmanība, punktualitāte;
• bezkonflikts, spēja risināt strīdīgas situācijas darbinieku starpā, optimisms un pozitīvisms it visā;
• ātrs, veiklība, izpalīdzība;
• aktivitāte, ambīcijas.

Aiz katras no šīm personības iezīmēm slēpjas cilvēka psiholoģiskā un emocionālā audzināšana, viņa iedzimtība, sociālā vide, kurā viņš audzis.

Negatīvās personības iezīmes ietver:

• montāžas trūkums, neuzmanība;
• depresīvs skatījums uz dzīvi, optimisma trūkums;
• nespēja laicīgi apkopot domas un konsekventi risināt uzdotos uzdevumus;
• agresīvs raksturs;
• tieksme uz tenkām un intrigām.

Cilvēka biznesa īpašības ir viņa spēja veikt noteiktus darba uzdevumus un funkcijas.

Pēc lietišķajām īpašībām var spriest, cik efektīvi pretendents spēs organizēt savu darba procesu, cik labi veiks savus darba pienākumus. Lai veiksmīgi vadītu biroju, pretendentam papildus zināšanām un prasmēm ir jābūt noteiktām biznesa īpašībām, kas ietver:

• izglītība, prasmju līmenis;
• darba pieredze;
• ātra mācīšanās, adaptācija jaunos apstākļos;
• prasība pret sevi un citiem;
• prasme strādāt daudzuzdevumu vidē, vienlaikus risināt vairākus jautājumus vienlaikus;
• analītiskā domāšana, spēja domāt elastīgi un ārpus rāmjiem, izdarīt pareizus secinājumus, vispārināt;
• biznesa saprāts;
• līdera prasmes;
• vēlme strādāt virsstundas;
• oratoriskās prasmes, diplomātijas un pārliecināšanas prasmes;
• biznesa komunikācijas prasmes.

Cilvēka profesionālās īpašības ir personisko un lietišķo īpašību kombinācija, kā arī visas tās prasmes, kuras viņš ir apguvis savas karjeras laikā. Savā profesionālajā darbībā biroja vadītājam ir:

• ir noteiktas zināšanas, prasmes un iemaņas šajā jomā Biroja vadība;
• profesionāli pielietot savas zināšanas un prasmes praksē;
• prast strādāt ar dokumentiem, zina dokumentu plūsmas organizēšanas principus, arhīva veidošanas noteikumus;
• esi pārliecināts datora lietotājs un cita biroja tehnika;
• rūpīgi pārzināt darbplūsmas procesu, strādāt ar ienākošo un izejošo pastu, pārzināt tā reģistrēšanas noteikumus, operatīvi nest vadītāja lēmumus uz struktūrvienībām, sekot līdzi uzņēmuma darbinieku parakstīto dokumentu noformēšanas termiņiem, sūtīt izejošo korespondenci pa pastu vai ar kurjeru;
• ir administratīvās vadības prasmes;
• spēja ātri rakstīt, pārzināt noteiktu dokumentu (pavēles, rīkojumi, instrukcijas, rīkojumi) noformēšanas principus un noteikumus;
• nekavējoties atbrīvoties no noderīgām zināšanām (avārijas dienestu kontakti, elektriķis, santehniķis, pusdienu piegādes serviss);
• zināt svešvalodas (ne vienmēr), lai gan atsevišķos uzņēmumos noteiktas svešvalodas zināšanas ir galvenais kandidāta nosacījums, un šajā gadījumā biroja vadītājam ir brīvi jārunā, jālasa un jāraksta svešvalodā;
• prast kompetenti runāt un rakstīt, izteikt savas domas labā literārajā valodā;
• pašu lietišķās etiķetes prasmes.

Neviena augstskola nemāca biroja vadītāja profesiju. Apmācības un profesionālās apmācības diplomu vai sertifikātu var saņemt budžeta vai privātos mācību centros, koledžās.

Lielos uzņēmumos, kā likums, viņi vēlas redzēt speciālistu šajā amatā tikai ar augstāko izglītību, mazie uzņēmumi šim amatam var pieņemt darbā darbinieku ar vidējo vai specializēto vidējo izglītību.

Galvenais, kam jebkurš darba devējs pievērš uzmanību, ir darba pieredze šajā amatā, datorprasmju līmenis, zināšanas par biroja tehniku ​​un prasme ar to strādāt, zināšanas par biroja darba un arhivēšanas pamatiem, Svešvalodu zināšanas.

Lai pareizi uzrakstītu CV un iegūtu kāroto amatu, jums ir nepieciešams detalizēti, bet godīgi norādiet visu informāciju par sevi: personiskās, profesionālās, lietišķās īpašības, darba pieredze līdzīgā amatā, izglītības līmenis.

Paredzamās algas līmenis ļaus darba devējam skaidri saprast, ko viņš var piedāvāt un uz ko kandidāts pretendē.

Nesniedz nepatiesu informāciju par darba pieredzi, izglītību - to visu var viegli pārbaudīt, tādā gadījumā pretendenta vakance kļūs nepieejama, viņam vienkārši tiks atteikts.

Fotoattēla uzņemšana kandidātam ir pozitīvs brīdis, darba devējam ir jāzina, kura CV tiek izskatīta. Biroja vadītājs ir uzņēmuma seja, un darba devējam nav vienaldzīgs, kurš to pārstāvēs.

Noteikti norādiet savas izglītības līmeni, bieži vien darba devēju šim amatam ņem speciālists ar augstāko ekonomisko, juridisko, psiholoģisko vai filoloģisko izglītību.

Šāda informācija būs noderīga darba devējam.

Rakstot CV, ievērojiet tā struktūru:

• Personīgā informācija - vārds, vecums, kontakti;
• personisks - sadaļa tiek uzskatīta par neobligātu, bet labāk to aizpildīt;
• pamatprasmes un iemaņas - norādiet, kādas biroja programmas jums pieder, uzskaitiet visus apgūtos kvalifikācijas celšanas kursus, seminārus, apmācības, citas papildu apmācības;
• darba pieredze - uzskaitiet visas savas prakses, prakses, pabeigtos projektus, brīvprātīgo programmas hronoloģiskā secībā, norādiet uzņēmumus, kuros strādājāt iepriekš, izglītību un apmācības (atspoguļojiet visas izglītības programmas un virzienus, kurus esat beidzis);
• ieteikumus - šajā sadaļā norādiet to personu vārdus un kontaktpersonas, kuras var jūs ieteikt jaunam darba devējam un sniegt pozitīvas atsauksmes par jums.

Ja uz biroja vadītāja amatu pretendē pretendents bez darba pieredzes, tad labāk šo sadaļu CV neiekļaut vispār. Nav nepieciešams parādīt darba devējam zināšanu un prasmju trūkumu. Šajā gadījumā labāk aprakstiet savas personīgās un biznesa īpašības, kāda veida izglītība jums ir pamata un papildu (semināri, apmācības).

Kā darba pieredzi var norādīt rūpniecisko praksi, pirmsdiploma praksi, iemaņas konkrētu pasākumu organizēšanā, dalību olimpiādēs, konferencēs, konkursos, visa veida ieskaitēs. Ja jums ir kādi sasniegumi un panākumi, kas tieši saistīti ar turpmāko darbu, noteikti norādiet šo informāciju savā CV.