Lietišķā etiķete un ētika

Pašreizējā biznesa realitāte ir tāda, ka tikai 15% vidējo un lielo uzņēmēju, kas vēlas nostiprināt savas pozīcijas tirgū, sasniedz mērķi. Tieši šī iemesla dēļ vairojas lietišķās etiķetes aktualitāte, jo tās normu neievērošana vairāku citu iemeslu dēļ nereti noved pie noderīgu biznesa attiecību pārrāvuma.

Plašā interpretācijā ētika ir vispārēju attieksmju kopums, kas vērsts uz sociālo attiecību regulēšanu. Attiecīgi biznesa ētika risina jautājumus, kas saistīti ar pieņemto kārtību un mijiedarbības stilu biznesa jomā.

Lietišķo attiecību ētisko aspektu detaļas ir lietišķā etiķete, tajā skaitā, piemēram, sarunu vešanas kārtība, korporatīvās uzvedības noteikumi, biznesa tradīcijas un rituāli, pakļautības elementi, komunikācijas un rakstīšanas manieres un stili, kā arī korektums saskarsmē ar partneriem un biznesa kolēģiem.

Ētikas un etiķetes kā tās neatņemamas sastāvdaļas nozīme ir apstāklī, ka ilggadējas prakses rezultātā radusies normatīvā bāze ievērojami vienkāršo komunikāciju, radot saprotamu un publiski pieejamu kontekstu biznesa sfērā, kas ļauj pareizi sasniegt mērķus un ievērojami ietaupīt laiku.

Citiem vārdiem sakot, runa ir par īpašu biznesa problēmu risināšanas algoritmu, kas ļauj racionāli un bezkonfliktu formā izvirzīt un veiksmīgi sasniegt vēlamos biznesa mērķus. Šī algoritma prasmes līmenis ļauj izdarīt tiešus secinājumus par biznesa partnera vai pretinieka profesionalitātes pakāpi biznesa strīdā.

Šajā kontekstā ir svarīgi ievērot šādus pamatprincipus:

• punktualitāte visur un it visā;
• informācijas drošības ievērošana;
• saprātīgs altruisms;
• uzņēmējdarbības videi atbilstošs labvēlīgs tēls;
• Pareiza mutvārdu un rakstu valoda;
• lietišķās runas kultūras noteikumu ievērošana.

Lietišķās korespondences veidi ir dažādi, un ar zināmu vienošanos tos var iedalīt divos galvenajos veidos:

• starpvalstu - starp valsts organizācijām, ārvalstu pārstāvniecībām un amatpersonām (dažādas notas, memorandi un citas formas) - diplomātisko attiecību elementi;
• komerciāls - institūciju un organizāciju lietišķo attiecību jomā izmantojamās pusoficiālā statusa vēstules.

Pakalpojuma vēstules rakstīšanas stilam, neskatoties uz lingvistiskajām un dažām tradicionālām atšķirībām, ir noteikts kopīgs pamats un iedibinātās prakses izstrādāta vadlīniju grupa. Piemēram, vairākas protokola prasības, kas noteiktas pēc sūtītāja un adresāta ranga stāvokļa, ir balstītas uz sākotnējiem savstarpējas cieņas un pareizības uzstādījumiem. Tāpēc neatkarīgi no dokumenta veida strukturāli tajā obligāti jābūt šādiem elementiem:

• pārsūdzība (adresāta oficiālais statuss);
• kompliments (pieklājīgs vēstules beigas);
• paraksts;
• datums (ziņojuma rakstīšanas diena, mēnesis, gads un vieta);
• sūtītāja adrese (uzvārds, darba statuss, adrese tiek ievietota vēstules 1. lapas augšā vai apakšā).

Turklāt ir vairāki noteikumi, kas tieši saistīti ar burtiem:

• biznesa vēstules ir izvietotas uz veidlapām vai papīra lapām tikai to priekšpusē;
• lapas numurētas ar arābu cipariem;
• ziņojumi ir piepildīti ar drukātu tekstu;
• dzēsumi un labojumi dokumenta pamattekstā ir nepieņemami;
• dokuments ir salocīts ar tekstu uz iekšu;
• atbildes gaidīšanas laiks uz vēstuli nav ilgāks par desmit dienām.

Biznesa ziņojumam ir jābūt ar izteiktu mērķa orientāciju un vienu jautājumu, un visai teksta nozīmei ir pilnībā un pilnībā jāatbilst tā saturam, vai tas būtu darījuma priekšlikums, komerciāls pieprasījums vai tikai būtiska informācija.

Biznesa ziņojumu klasifikācija ir daudzveidīga un atkarīga no to funkcionālās un mērķa orientācijas. Piemēram, burti ir:

• paziņošana;
• līdzīgs;
• ielūgumi;
• informācijas apskati;
• pasūtījumi;
• pavadošais;
• citi veidi.

Komerciālā sarakstē raksturīgākie:

• pieprasījumi;
• ieteikumi;
• pasūtījumi;
• sūdzības;
• garantijas vēstules.

Kā viena no lietišķās komunikācijas formām, definīcijas tiešā nozīmē, vēstules tiek iedalītas 2 veidos - lietišķās un privātās-oficiālās.

Uzņēmējdarbība ietver korespondenci, kas cirkulē starp organizācijām un iestādēm. Privāta-oficiāla vēstule ir ziņa, ko iestādei nosūta privātpersona vai, tieši otrādi, iestāde - privātpersonai.

Lietišķās sarakstes veikšanai ir vairāki noteikumi.

• Vēstulei ir jāstimulē biznesa intereses rašanās saņēmējā, skaidri un, pamatojoties uz pārliecinošiem pierādījumiem, jāpierāda partnerības priekšrocības un partnerības pārtraukšanas nelietderīgums. Tekstam jābūt ar stimulu, motivējošu raksturu sadarboties.
• Pārmērīgas personiskas emocijas biznesa vēstulē nav labākais veids, kā pierādīt savu lietu un atrisināt problēmu.
• Lai nepārslogotu un neaizsprostotu vēstules tekstu, jāizvairās no jebkādiem tēlainiem salīdzinājumiem, metaforām, alegorijām un hiperbolām.
• Skaidrai un kodolīgai tēmas izklāstam labāk ir izmantot vienkāršus teikumus, izvairoties no detaļām un pārmērīgām detaļām. Ziņojuma galvenā ideja ir jāatbalsta ar ārkārtīgi būtiskiem argumentiem, kas parasti tiek ievietoti vēstules pielikumos (diagrammas, grafiki, digitālie dati).
• Tekstā jāizceļ rindkopas, no kurām katra, pārstāvot neatkarīgu domu, sākas jaunā rindiņā.

• Biznesa rakstītā ziņojumā nevajadzētu lietot aprakstošus īpašības vārdus, nevajadzīgus precizējumus un detaļas. Rakstīšanas beigās ir ieteicams pārbaudīt dokumentu un izslēgt frāzes, kurām nav faktiskā semantiska satura.
• Lasītprasme ir teksta pamatelements. Pareizrakstības un citu kļūdu klātbūtne ziņojumā ir nepieņemama.
• Vēstules tēma ir obligāta. Tēma dokumentos jāatspoguļo īsi un kodolīgi, tas ietaupa lasīšanas laiku un pozitīvi raksturo sūtītāju. Ja vēstule ir nosūtīta pa e-pastu un tajā ir īpaši svarīga informācija, tā jānorāda ar īpašu elektroniskajā pakalpojumā pieejamu "karodziņu".
• Labu teksta lasāmību nodrošina Arial vai Times New Roman fonti ar vidējo burtu lielumu. Ja nepieciešams, ir atļautas galvenās idejas slīprakstā vai treknrakstā.

• Tekstā ir lietderīgi izmantot apakšvirsrakstus (3-4), kas nodrošina vieglāku prezentētā teksta izpratni.
• Uzskaitījumus, sarakstus un sarakstus vislabāk veidot, izmantojot īpašus marķierus.
• Korporatīvā veidne (diagramma) ir lielisks biznesa komunikācijas efektivitātes un objektivitātes rādītājs. Tas ir īpaši piemērots korporatīvajā aspektā, jo ļauj izcelties labvēlīgā gaismā un ievērot nepieciešamo formalitāti.

Tipiska ir biznesa ziņojuma struktūra. Tradicionāli tas satur:

• ievads;
• galvenā daļa;
• secinājums.

Ievadā ir apkopots vēstules mērķis. Galvenā daļa apraksta jautājuma būtību. Noslēgumā vēlams apkopot galvenās daļas saturu, piemēram, secinājumu veidā. "Pēcraksti" un dažāda veida zemsvītras piezīmes nav vēlamas.

Nobeigumā jāsaka, ka nav piemērotas frāzes, kas pēc formas atgādina manipulācijas, piemēram: "Es ceru uz abpusēji izdevīgu partnerību" un tā tālāk. Biznesa vēstulē labāk atvadīties ar vienkāršām frāzēm - "Ar cieņu", "Ar laba vēlējumiem" utt.

Ziņojuma apakšā ir norādīts: pilns vārds, amata statuss, uzņēmuma nosaukums un paraksts. Ir norādīti arī kontakttālruņi.

Tabulas un grafiki tiek pievienoti kā atsevišķs fails (paka), norādot to vēstules beigās. Ja ir pielikumu grupa, tad tiek dots to saraksts ar nosaukumiem.

Saīsinājumus un īpašos saīsinājumus varat lietot tikai tad, ja esat pārliecināts, ka adresāts tos noteikti sapratīs.

Lai tekstam piešķirtu lielāku loģisko stingrību un konsekvenci biznesa vārdnīcā, kā saistvielas tiek izmantoti šādi runas modeļi:

• šī iemesla dēļ;
• pamatojoties uz iepriekš minēto;
• šī dēļ;
• pēc datiem;
• Pamatojoties uz to;
• Ņemot vērā;
• cits.

Virtuālajā telpā lietišķā mijiedarbība, kas reprezentē komunikāciju miniatūrā, ir specifiska, un ne mazāka prasība ir atbilstošo etiķetes noteikumu ievērošana. Kompetents darbs ar rakstīšanu saskaņā ar praksi ietver šādu piezīmju ieviešanu attiecībā uz apjomu, valodas normām, struktūru un formātu.

• Tēmas formulai absolūti precīzi jāatbilst tekstā norādītajam priekšmetam. Tas ļauj ātri noskaņot lasītāju vēlamajam biznesa noskaņojumam.
• Optimālais pa e-pastu nosūtītā dokumenta apjoms iekļaujas "vienā ekrānā", maksimālais teksta apjoms - viena lapa A4 formātā.
• Pielikumu optimālais izmērs ir ne vairāk kā 3 MB.
• Nosūtītos failus ieteicams "iepakot" standarta Zip vai Rar kodējuma arhīvos. Pārsūtīšanas laikā bieži tiek bloķēti citi.
• Hipersaitēm jābūt standarta (zilā krāsā, pasvītrotas zemāk).
• Atbilde adresātam jāliek vēstules augšpusē, sākumā, nevis apakšā. Tas ietaupa pildspalvas partneri no nevajadzīgas un piespiedu iepriekšējā teksta ritināšanas.

• Ir nepieciešams pēc iespējas vairāk lietot to vēstules valodu, kuru partneris saprot. Jautājums par profesionalitātes, korporatīvās iekšējās leksikas, slenga izteicienu un saīsinājumu (īpaši ārējā sarakstē) lietošanas piemērotību ziņojumā tiek izlemts atsevišķi, atkarībā no sarakstes partneru konteksta un īpašībām.
• Ir svarīgi informēt savu partneri par viņa ziņas saņemšanu – tā ir labas manieres zīme un daļa no lietišķās etiķetes, kas apliecina cieņu pret viņu.
• Atbildei jābūt pēc iespējas ātrākai. Ja kādu iemeslu dēļ nav iespējams ātri atbildēt, tad partnerim jāpaziņo par viņa vēstules saņemšanu un jānorāda atbildes laiks. Ētiska un ērta pauze pirms atbildes sniegšanas ir 48 stundas pēc ziņojuma saņemšanas. Pēc šī laika cilvēks parasti uzskata, ka ziņa ir pazaudēta vai tiek ignorēta. Pārmērīga pauze sarakstē bieži vien ir saistīta ar partnera zaudēšanas risku un biznesā tiek interpretēta kā ētikas standartu pārkāpums.
• Ziņojuma beigās jānorāda kontaktinformācija, kas norādīta visās bez izņēmuma vēstulēs, neatkarīgi no sūtīšanas secības.
• Pārsūtīšanas laikā ir svarīgi pievērst īpašu uzmanību privātuma jautājumiem.

Plašāku informāciju par biznesa korespondences ētiku skatiet nākamajā video.