Lietišķās komunikācijas psiholoģijas smalkumi

Lietišķā komunikācija būtiski atšķiras no sarunām par ikdienas tēmām. Šāda veida sarunu psiholoģijas smalkumi prasa veidot etiķeti, lai noslēgtu abpusēji izdevīgu sadarbību.

Lietišķā komunikācija ir sarežģīta daudzpakāpju procesa veidošana, veidojot attiecības starp sarunu biedriem, kuras saista kopīgas profesionālās intereses. Raksturīga iezīme ir stingra uzvedība noteiktajās robežās, ko ierobežo oficiālo darbību etiķete ar nacionālās tolerances pieskaņu.

Etiķete pakārto sevi divām kategorijām – noteikumu un instrukciju sarakstam. Pēdējie atspoguļo darbinieku attieksmi pret augstāku amatu, savukārt normas ir karjeras kāpņu sistēmā līdzvērtīgā stāvoklī esošu darbinieku mijiedarbības psiholoģiskie aspekti.

Tomēr abas grupas pakļaujas vispārējām pieklājīgas sadarbības prasībām. Personīgās intereses, nepatika un negatīvs noskaņojums nedrīkst ietekmēt darba gaitu.

Komunikācijas kultūra ir vairākos galvenajos posmos, kas paredz turpmākās attiecības starp biznesa partneriem:

• Pieklājīgs sveiciens, lai parādītu otrai personai draudzīgu attieksmi. Kopīgu aktivitāšu ietvaros cilvēkiem jāuzticas vienam otram;
• Iepazīšanās nozīmē kontakta nodibināšanu, lai vizuāli attēlotu vienam otru;
• Mērķauditorijas atlase pēc konkrētas tēmas;
• Nospraustā mērķa apspriešana vai jutīga jautājuma atrisināšana;
• Sarunas iznākums.

Lietišķās komunikācijas noteikumu zināšanas ļauj cilvēkam strauji kāpt pa karjeras kāpnēm, palielinot savu statusu un nozīmi sabiedrībā. Pilnveidošanas procesā indivīds veido noteiktu uzvedības stils, kas vairumā gadījumu ir atkarīgs no darbības veida:

1. Humānistisks... Šī pieeja gūst arvien lielāku popularitāti, jo ietver atbalsta sniegšanu un kopīgu problēmas risinājuma meklēšanu. Darbinieks tiek uztverts kā cilvēks ar individuālām īpašībām, ņemot vērā viņa emocijas un raksturu;
2. Manipulatīva. Vadītājs vai kolēģis izmanto sarunu biedru kā instrumentu konkrētu mērķu sasniegšanai. Piemēram, personiska stingra kontrole pār uzdevumu izpildi ir viena partnera manipulācija pār otru;
3. Rituāls stils, atšķirībā no humānisma, nozīmē vēlamā statusa radīšanu sabiedrībā. Lietišķās un personiskās īpašības tiek izdzēstas uz noteiktas "maskas", kuras īpašības tika noteiktas iepriekš. Tā ir katra darbinieka ikdienas loma, kas tiek veidota individuāli.

Komunikācijas politikas pārzināšana ļauj nodibināt biznesa kontaktus, jo lietišķā komunikācija ir neatņemama organizācijas procesu vadības sastāvdaļa. Īpašniekiem, vadītājiem un darbiniekiem ir efektīvi jāpaziņo savas domas un idejas citiem cilvēkiem uzņēmumā un ārpus tā.

Šāda veida komunikācija darbā ir verbāla informācijas nodošana. Verbālā saziņa var izpausties sapulču, klātienes sarunu, telefonsarunu un videokonferenču veidā. Tas ir labākais lietišķās komunikācijas veids, jo ļauj sarunu biedriem vizuāli novērtēt vienam otru.

Neverbālo komunikāciju attēlo biznesa piezīmes, oficiālas vēstules, dokumenti un dažādi paziņojumi. Lai nosūtītu viena veida ziņojumu vairākiem cilvēkiem, neverbālajai komunikācijai ir praktiska nozīme. Tas var palīdzēt pārsūtīt tehniskos norādījumus un demonstrēt diagrammas, grafikus, kas jāapskata, lai darbotos.

Tāpat neverbālā komunikācija personīgās tikšanās laikā izpaužas dažādos žestos, pozās un sejas izteiksmēs. Uzvedība sniedz papildu informāciju sarunu biedram un palīdz izdarīt atbilstošus secinājumus.

Tehnoloģijas ir pavērušas jaunas biznesa komunikācijas formas. E-pasts, tīmekļa konferences, sociālie tīkli ļauj veikt lietišķu komunikāciju ar vairākām personām vienlaikus. Uzņēmumu oficiālās tīmekļa vietnes samazina komunikācijas līmeni ar patērētāju, vienlaikus demonstrējot uzņēmuma spēcīgās īpašības un īpašības.

Taču lietišķo attiecību veidošanā svarīga ir tieša komunikācija, kas palīdz nodibināt acu kontaktu un veidot sarunu biedra vizuālo priekšstatu. Ir svarīgi, lai abas puses atrastos vienā laikā un telpā, jo tas ir nepieciešams, lai dalībnieki atstātu labu iespaidu. Personiskā klātbūtne var spēcīgi ietekmēt visu biznesa komunikācijas procesu.

Tiešs kontakts ne vienmēr ir iespējams atkarībā no situācijas. Tieši tā, kā arī jautājuma apspriešana ar vairākām personām rada barjeru informācijas apmaiņai. Līdz ar to biznesa komunikācija izpaužas citā mijiedarbības formā:

• Lietišķā sarakste... Rīkojumi, vēstules un dekrēti ir netiešs saziņas veids. Rakstiska komunikācija ir nepieciešama konfliktu vai akūtu situāciju risināšanai gan organizācijas iekšienē, gan starp juridiskām personām;
• preses konference ietver sabiedrības informēšanu, lai apspriestu aktuālos jautājumus amatpersonu tikšanās ceļā ar plašsaziņas līdzekļu pārstāvjiem;
• Tikšanās. Tas tiek veikts tieši organizācijā, lai formulētu un atrisinātu problēmu starp darbiniekiem. Vadītājam darba aktivitātes jāpārrunā ar vairākiem darbiniekiem vienlaikus.

Profesionālās darbības gaitā rodas dažādas situācijas, kas aptver lietišķās komunikācijas formas. Dažus nevar atrisināt bez konfliktiem, citiem ir nepieciešama toleranta pieeja. Procesu kavē indivīdu emocionālie uzliesmojumi, kuri aizstāv savu viedokli.

Personiskās īpašības papildina biznesa komunikācijas definīciju. Sadarbības puses ievēro iedibināto etiķeti, kas veidojas atkarībā no nacionālajām un profesionālajām īpatnībām. Sarunas gaitu būtiski ietekmē arī psiholoģija, lingvistiskā uzvedība un dalībnieku priekšstati par valsts iekārtu.

Pareizi jāizvēlas stratēģija, kas veido sarunas pamatu. Šim nolūkam vispirms ieteicams ņemt vērā sarunu biedra īpašības:

• temperamenta veids un emociju izpausme;
• valodas iezīmes;
• nacionālā paraža;
• profesionālā sfēra;
• amats uzņēmumā;
• tolerance un attieksme pret citas tautības cilvēkiem.

Ētikai biznesa komunikācijas filozofijā ir svarīga loma, kas mūsdienās ir aktuāla problēma. Gandrīz katrs katru dienu veic komerciālu darījumu. Turklāt ievērojamu dzīves daļu veido līdzdalība un sagatavošanās profesionālai darbībai.

Kā daļu no visaptverošām ētikas programmām daudzi uzņēmumi ir izstrādājuši iekšējo politiku, kas pievēršas darbinieku kultūras uzvedībai. Politika tiek īstenota gan vienkāršos aicinājumos ievērot vispārīgos kultūras noteikumus, gan detalizētākā kodeksā.

Pēdējais satur īpašas uzvedības prasības, kas pauž uzņēmuma cerības pret darbiniekiem. Tāpat iekšējā politika ir ieteikumu saraksts dažu izplatītu problēmu risināšanai, kas rodas uzņēmējdarbības gaitā.

Biznesa ētika balstās uz divām jomām: pragmatismu un recepti. Pirmais princips ir iegūt maksimālu labumu no vairāk cilvēku. Izmaksas būtu jākompensē ar kumulatīvajiem ieguvumiem no biznesa kontaktiem un līgumiem.

Morālais norādījums ir tāds indivīda pieņemtajiem lēmumiem nevajadzētu būt atkarīgiem no sabiedrības diktētajām sekām un noteikumiem. Piemēram, organizācijai nevajadzētu melot patērētājam par sniegtajiem pakalpojumiem.

Lietišķās etiķetes pārzināšana ir aktuāla, jo palīdz intervējamajam ieņemt izdevīgāku pozīciju. Tomēr sarunu biedriem, apspriežot mērķi, jāņem vērā vienam otra intereses un jābalstās uz savstarpēju labumu. Tajā pašā laikā ir nepieciešams aizstāvēt pozīcijas ar skaidri definētu runu, pareizi formulējot savas domas. Pozitīva rezultāta sasniegšana ir atkarīga no abu pušu savstarpējas sapratnes un sadarbības.

Biznesa komunikācijas joma ietekmē gandrīz visas ikdienas dzīves jomas. Šāda plaša mijiedarbība nav izņēmums starppersonu komunikāciju sarakstā, kas prasa procesu pielāgošanu.

Biznesa sarunu procesu norise balstās uz pamatprincipiem:

• Lietišķā komunikācija ietekmē ne tikai konkrētu jautājumu apspriešanu, bet arī sarunu biedru personiskās attiecības. Tādējādi jebkurš kontakts nav pilnīgs bez starppersonu sadursmes;
• Katrs cilvēks uzsāk sarunas nepārtrauktību ar verbāliem un neverbāliem žestiem. Pateicoties šādiem ziņojumiem, sarunu biedrs izdara secinājumus un simulē pašreizējo situāciju;
• Mērķtiecība. Jebkurai komunikatīvai darbībai ir noteikts mērķis: nodibināt biznesa kontaktu vai atrisināt kādu vispārēju problēmu. Līdztekus tam ir arī latenti uzdevumi. Piemēram, aprakstot problēmu, lai nodotu tikšanās būtību, vadītājs spēj neapzināti demonstrēt auditorijai erudīciju un daiļrunību;
• Daudzdimensionalitāte balstās ne tikai uz informācijas apriti starp sarunu biedriem, bet arī uz atbilstošu attiecību regulējumu. Saruna ir personas datu pārraide un vienošanās starp biznesa partneriem. Tajā pašā laikā starp indivīdiem ir emocionāla fona izpausme. Piemēram, kāds no sarunu biedriem spēj paust dominējošo stāvokli attiecībā pret savu partneri.

Uzvedības noteikumi nosaka sarunas toni. Jebkurš nepareizs žests un neuzmanīgs vārds var izjaukt vairāku miljonu dolāru darījumu, savukārt labestīga attieksme palīdzēs noslēgt izdevīgu līgumu. Lietišķās komunikācijas pozitīvam rezultātam ir svarīgi zināt pamatnormu sarakstu.

Ir nepieciešams saglabāt optimālo sarunas tempu un izmantot psiholoģiskās metodes. Lēna saruna novērš sarunu biedra uzmanību no galvenās informācijas apmaiņas. No otras puses, pateicoties ātrai runai, ir gandrīz neiespējami nodot klausītājam nepieciešamo informāciju. Mainot garās un īsās ziņas, var sasniegt pozitīvu rezultātu.

Ar informāciju pārslogotie ieteikumi jāsadala mazākos, viegli sagremojamos. Tomēr neizmantojiet tikai īsus fragmentus, kas nerada vēlamo iespaidu.

Veidojot attēlu, ieteicams ievērot vairākas normas, kas palielina veiksmes procentu:

1. Sarunas sākumam nevajadzētu būt apgrūtinošam ar biznesa priekšlikumiem. Sarunu biedrs tos var pieņemt kā agresīvus uzbrukumus, uz kuriem viņš uzreiz atbildēs ar ārkārtīgu nepatiku pret sarunu;
2. Pareizi uzdotie jautājumi palīdzēs novest sarunu biedru pie pareizās domas un atšķaidīs saspringto sarunu;
3. Jums nevajadzētu atklāti paust savu viedokli. Ja no tā nevar izvairīties, tad doma jāslēpj zem subjektīva viedokļa, kas izteikts maigi un neuzkrītoši;
4. Lietišķā komunikācija prasa ievērot etiķeti. Kultūras normu robežu iziešana negatīvi ietekmē komunikācijas gaitu;
5. Nav ieteicams izteikt gatavus risinājumus.Pašsecināšanas veicināšana veicina sarunu biedra noskaņojumu un labvēlīgu starppersonu kontakta iznākumu.

Spēja formulēt domas un pareizā stratēģija var palielināt izredzes sasniegt mērķi. Tajā pašā laikā dalībniekiem ir jāpilda savas lomas abpusēji izdevīgas sadarbības ietvaros. Sarunu biedriem ir jāņem vērā otra intereses un jāievēro noteiktās kultūras normas.

Veicot biznesa komunikāciju, nevajadzētu atstāt profesionālo telpu. Ikdienā sarunu biedrs var būt gan vadītājs, gan vidēja līmeņa darbinieks. Abi dalībnieki atbilst profesionālās darbības lomai. Darbā svarīga ir sadarbība un aktīva mijiedarbība.

Vēl vairāk informācijas par svarīgākajām biznesa komunikācijas prasmēm skatiet nākamajā video.