Kas ir sekretāra palīgs un ar ko viņš nodarbojas?

Sekretāres amats daudzām sievietēm jau sen ir bijis iekārojamākais. Iepriekš, kā likums, no šāda darbinieka praktiski nekas netika prasīts, izņemot pievilcīgu izskatu. Taču tagad viss ir mainījies, dažkārt šāds darbinieks ir svarīga kolektīva sastāvdaļa un jābūt gatavam veikt daudzas funkcijas. Rezultātā viņš bieži ir ļoti aizņemts darbā. Par to, kādi ir šie pienākumi, kādas prasības jāizpilda, lai saņemtu darba piedāvājumu, lasi šajā rakstā.

Sekretāra profesija aizsākās Senās Romas laikos. “Sekretāri” bija imperatoru uzticības personas – vīri ar lielu politisko ietekmi. Jauno sākumu šī profesija ieguva Pirmā pasaules kara laikā, taču jau tas nozīmēja pavisam citu pienākumu pildīšanu. Līdz šim no "sekretāra" sākotnējās nozīmes ir saglabājušās tikai atbalsis tādu amatu veidā kā ģenerālsekretārs un valsts sekretārs.

Mūsdienās sekretāra-asistenta profesija prasa ar dokumentiem saistīto darbu veikšanu, biroja darba organizēšanu, biroja tehnikas pārvaldību un citas funkcijas. Komunikācijas prasmes un uzmanīgums tiek uzskatītas par svarīgām sekretāra palīga prasmēm. Prefikss "referents" nozīmē, ka darbinieks sazināsies ar priekšnieku par dažādām darba lietām. Ir acīmredzams, ka konkurence starp tiem, kas vēlas ieņemt šo amatu, ir liela, īpaši lielos uzņēmumos vai uzņēmumos. Prasmju specifika, kurām jābūt sekretāram, dažkārt var būt atkarīga no uzņēmuma darbības jomas.Vienkārši sakot, tehnoloģiju mārketinga firmā sekretāram būs jāzina biznesa sarunu sarežģītības. Taču tas nemaz nav nepieciešams, katram uzņēmumam viss ir individuāli.

Lielie personāla atlases uzņēmumi apgalvo, ka šis amats kopā ar vadītāja amatu un citiem līdzīgiem darbiem ir saistīts ar daudzām virsstundām. Cilvēki šajos amatos ir spiesti pielāgoties priekšnieku grafikam un būt gataviem strādāt gandrīz 24/7. Mūsdienās popularitāti gūst “virtuālie sekretāri”, kas lielāko daļu parastā sekretāra pienākumu veic tiem uzņēmumiem, kuriem nav iespēju īrēt biroju vai vienkārši to nedara izmaksu ietaupījuma dēļ. Atsevišķi jāatzīmē sekretāra izskata nozīme. Sekretārei jāģērbjas lietišķā stilā, jāizvairās no spilgta, krāšņa un nepiemērota grima un frizūrām.

Šajā dokumentā ir ietverti visi pienākumi, kas saistīti ar darbinieka darbību. Tāpat amata aprakstā ir ietvertas darbinieka tiesības un viņam izvirzīto prasību apraksts. Šajā dokumentā ir informācija par to, kam būs jāaizstāj darbinieks viņa prombūtnes laikā. Ir arī vērts atzīmēt faktu, ka nepieciešamības gadījumā amata aprakstu var pārskatīt un mainīt. Tas var notikt šādos gadījumos.

• Sekretāra-asistenta pienākumu maiņa.
• Izmaiņu parādīšanās organizācijas dokumentācijā.
• Izmaiņu parādīšanās organizācijas struktūrā.

Tālāk ir norādīti sekretāra palīga galvenie pienākumi.

• Bieži vien persona šajā amatā ir atbildīga par biroja nodrošināšanu ar biroja piederumiem. Ja nepieciešams, viņam jāpasūta arī pārtikas preces. Sekretāra tiešais pienākums ir pasūtīt ūdens dzesētāju un uzraudzīt tā pilnību.
• Sekretārei-asistentei ir jāpieņem vadītāja zvani un tie “jāatlasa”.
• Viņam arī jāorganizē apmeklētāju uzņemšanas procedūra.
• Persona šajā amatā ir tieši pakļauta uzņēmuma izpilddirektoram. Tādējādi lielākā daļa veikto pienākumu būs saistīti ar viņa lūgumiem un rīkojumiem.
• Pienākumu sarakstā ir arī saņemtās un nosūtītās korespondences saņemšana un nosūtīšana, jebkuru nepieciešamo dokumentu sagatavošana pēc ģenerāldirektora pieprasījuma, direktoram jāparaksta dokumentu kontrole.
• Sekretāre arī nodod nepieciešamo informāciju no direktora darbiniekiem un otrādi, izsauc darbiniekus pie direktora pēc vajadzības.
• Šis darbinieks arī bieži sazinās ar administrācijas nodaļu. Dažreiz viņš var saskaņot ar šīs nodaļas darbiniekiem biroja piederumu un aprīkojuma nodrošināšanu. Atšķirībā no pirmā punkta, kas aprakstīts iepriekš, šis punkts ne vienmēr ir norādīts sekretāra palīga darba aprakstos.
• Sekretārei jārezervē lidmašīnas biļetes un viesnīcas numuriņi, ja direktors vai citi darbinieki dodas komandējumā.
• Dažās organizācijās sekretāram ir jāpaziņo vadībai un/vai citiem darbiniekiem par gaidāmajām svinībām, darbinieku dzimšanas dienām un brīvdienām. Dažkārt to veic personāla speciālists.
• Katru dienu sekretārei jāsagatavo direktora kabinets jaunas dienas sākumam - jāieslēdz gaisma, biroja tehnika (printeris, dators un tā tālāk), jāsagatavo nepieciešamie dokumenti.

Sekretāram-asistentam ir jāatbild par dokumentu apriti un viņam nav tiesību izpaust konfidenciālu informāciju. Šāds darbinieks ir atbildīgs par dokumentu drošību un to savlaicīgu iesniegšanu iestādēm. Sekretārs atbild par amata aprakstā noteikto pienākumu nepildīšanu, t.i., par savu amata funkciju nepildīšanu, tai skaitā par tādiem pārkāpumiem kā nokavējums. Darbiniekam var rasties problēmas, ja viņš ir nolaidīgs darbā ar dokumentāciju.

Uzņemas atbildību par konfidenciālas informācijas izpaušanu, kas ietilpst kategorijā "komercnoslēpumi". Darbiniekam aizliegts sabojāt inventāru, it īpaši viņam nodotās vai uzņēmumam piederošās mēbeles. Sekretāre ir atbildīga par netaktisku vai rupju izturēšanos pret darbiniekiem. Tā kā viņš gandrīz katru dienu sazinās ar visiem pārējiem darbiniekiem, sekretāram jābūt nekonfliktējošam un diplomātiskam.

Pirmkārt, sekretāram-asistentam ir tiesības no dažādiem darbiniekiem pieprasīt dažādus dokumentus, kas viņam nepieciešami darbam. Sekretārs pēc saviem ieskatiem var izplatīt saņemtos telefona zvanus atkarībā no to nozīmīguma. Tas pats attiecas uz apmeklētāju uzņemšanas kārtību reģistratūrā. Viņš var arī prasīt darbiniekiem paskaidrojumus, ja ir bijis disciplinārpārkāpums. Sekretāre-asistente var piekļūt arī dokumentiem, kas klasificēti kā "konfidenciāli".

Tikai izpilddirektors var atlaist vai pieņemt darbā šādu darbinieku, nevis nodaļas vai nodaļas vadītājs, kā citos gadījumos. Tas pats attiecas uz aizrādījumu uzlikšanu. Sekretārs var sniegt priekšlikumus vadībai dokumentu pārvaldības vai pārvaldības prakses uzlabošanai. Tas var arī optimizēt dažas darbplūsmas. Tāpat kā jebkuram citam darbiniekam, viņam ir tiesības prasīt komfortablu darba apstākļu radīšanu un pat var mutiski prasīt paskaidrojumus no darbiniekiem, kuri pārkāpj darba disciplīnu.

Sekretāra darbs parasti tiek vērtēts pēc viņa uzcītības un efektivitātes. Tādējādi citas prasmes ir sekundāras. Darbiniekam jāspēj komunicēt ar cilvēkiem, risināt sarunas, labi pasniegt runu. Jāprot risināt dažādus organizatoriskus jautājumus, izmantot Microsoft biroja programmas - Excel, Power Point, Word un citas.

Nav stingru prasību izglītībai, kā arī iegūtajai specialitātei. Tomēr izglītībai ir jābūt, kaut arī specializētai vidējai. Priekšroka tiek dota juristu absolventiem, jo ​​lielākā daļa viņu darba ir saistīta ar lietvedību. Vēlama darba pieredze vismaz 1 gads. Alternatīva darba pieredzei var būt sekretāra apmācības kursi.

Ārvalstu uzņēmumos topošajam darbiniekam var tikt prasīta noteiktas svešvalodas zināšanas. Sekretāram jāprot pareizi izteikt savas domas, rakstīt un sastādīt dokumentus bez gramatiskām kļūdām.

Pieprasījums pēc šīs profesijas ir liels. Parasti šādas aktivitātes ir vislabāk piemērotas jaunajiem speciālistiem, kuri nesen absolvējuši izglītības iestādes. Šī aktivitāte ir lieliska iespēja izzināt uzņēmuma darba struktūru. Tiek uzskatīts, ka šajā amatā var iegūt labas topošā laba vadītāja prasmes. Tā kā sekretārs-asistents veic visdažādākos pienākumus, viņš ir nozīmīgs un vajadzīgs darbinieks pat mazākajiem uzņēmumiem.