Laika vadība: definīcija, paņēmieni un mācīšanās

Lai pareizi pārvaldītu savu laiku, nebūt nav obligāti jābūt laika mašīnai, taču ir vērts iepazīties ar spēku sadales noteikumiem pa sekundēm. Īpaši tiem, kuriem vārdi "laiks ir nauda" nav tukša frāze, bet gan dzīves moto. Ja esat viens no viņiem, jums ir ļoti svarīgi apgūt vismaz pamata laika plānošanas prasmes.

Laika vadība burtiski tulkojumā no angļu valodas ir "time management". Tas nenozīmē, ka, apguvis šādu mākslu, varēsi pāriet pagātnē vai nākotnē. Laika pārvaldības galvenā funkcija ir padarīt katru jūsu dzīves minūti efektīvu. Un tas neattiecas tikai uz darbu, tā ir vesela sistēma, kas apvieno daudzus mūsu dzīves elementus. Vienkārši izsakoties, laika pārvaldība nosaka mūsu grafiku dienai, nedēļai, mēnesim vai pat gadam.

Nedomājiet, ka šī definīcija un jēdziens tiek izmantots tikai uzņēmējdarbībā. Arī mājsaimniecēm bieži vien nepietiek laika, lai paveiktu visus mājas darbus. Un bieži vien tas nenotiek, jo viņiem nav pietiekami daudz spēka, viņi vienkārši nepareizi piešķir laiku un pūles.

Pirmkārt, laika vadība tiek izmantota, lai paaugstinātu katra atsevišķa darbinieka personisko efektivitāti viņa darba vietā un rezultātā visas organizācijas produktivitātes paaugstināšanai, vai tā būtu augsto tehnoloģiju darbgaldu rūpnīca vai skaistumkopšanas salons. Lai izvēlētos pareizo laika pārvaldības veidu, ko izmantos tas vai cits indivīds, vispirms ir jāizpēta ne tikai viņa personiskie mērķi un uzdevumi, bet arī personiskās īpašības, mērķu kvadrāts un pat bioritmi.

Ja pareizi aprēķināsiet visus cilvēkresursus, tad jebkuram, pat aizņemtākajam un pieprasītākajam speciālistam vienmēr pietiks laika gan darbam, gan atpūtai.

Laika vadības darba pamatprincipi ir pareizi sadalīt slodzi uz sevi un laiku. Jāizceļ galvenie uzdevumi un jāatbrīvojas no "laika ēdājiem". Starp tās absorbētājiem ir komunikācija internetā vai birojā, kas jums neko neizsaka, nevajadzīgu ziņu vai reklāmas sūtījumu skatīšanās, kas nonāk jūsu pastā vai SMS veidā, daudzas dūmu vai tējas pauzes utt.

Pirms plānojat pareizo grafiku, jums ir jānosaka prioritātes. Vienas no slavenākajām un efektīvākajām metodēm tam ir autors Amerikas Savienoto Valstu 34. prezidents Dvaits D. Eizenhauers. Apakšējā līnija ir šāda. Visas plānotās aktivitātes sadaliet 4 daļās:

• steidzami un svarīgi;
• steidzami, bet ne svarīgi;
• svarīgi, bet ne steidzami;
• nav steidzami un nesvarīgi.

Vispirms atdalīsim kviešus no pelavām un atlasīsim to, kas mums patiešām vajadzīgs. Vai tiešām rīt ar draugu jāiet uz veikalu, lai palīdzētu viņai izvēlēties dzimšanas dienas dāvanu mammai? Varbūt viņa pati mierīgi tiks galā ar šo misiju? Jūs pavadīsiet šo laiku kaut kam, kas patiešām ir jūsu pūļu vērts. A atcerieties, cik stundas pavadījāt bezjēdzīgām sarunām ar vienu un to pašu draugu pa tālruni, un tagad iedomājieties, cik daudz jūs šajā laikā varējāt paveikt.

Cik stundas dienā tu pavadi, skatoties sociālajos tīklos sev pazīstamu cilvēku fotogrāfijas? Taču tas ir ne tikai tavs dārgais laiks, bet arī emocijas, kuras var izmantot daudz efektīvāk. Tas pats attiecas uz "sēdēšanu", spēlējot solitāra spēles un citas "aizraujošas" izklaides.

Nevar aptvert bezgalīgumu un, lai nekļūtu depresijā par to, ka vienmēr neko nedara, sākotnēji necel latiņu. Iekļaujiet plānā tieši tik daudz, cik ir reāli īstenot, un vienmēr atstājiet nedaudz laika rezervē, lai, saskaroties ar negaidītiem šķēršļiem vai neatliekamām problēmām, būtu laiks tikt galā ar abiem.

Pirms uzsākt konkrētu uzdevumu, izlemiet par mērķi, uz kuru tiecaties. Kāpēc piekto reizi nedēļas laikā ir jānotīra darbvirsma? Vai jūs esat ideālas tīrības piekritējs? Vai tā ir taisnība, vai arī jūs vienkārši vēlaties novērst uzmanību no biznesa ar mitru drānu? Kāpēc jau desmito reizi dienā gājāt ieliet tēju, vai tiešām gribējāt to dzert, vai tas tika novērsts no jūsu galvenajiem uzdevumiem?

Vēl viena nianse, kas jāņem vērā, lai mērķi sasniegtu laikā, ir to nepārvērtēt. Saprotiet, kāpēc jūs uzņematies lielu projektu. Ko vēlies sasniegt – naudu, slavu, godu no kolēģiem, vai paaugstinājumu. Tikai saprotot, kas ir patiesais mērķis, jūs varat pilnībā motivēt sevi un būt aizņemtam ar darbu, nenovēršot uzmanību no svešām lietām.

Izmantojiet katru uzvaru kā degvielu savam turpmākajam ceļojumam. Piešķiriet sev "atzīmes" vai izkariniet "medaļas". Ja kādu projektu noslēdzāt laicīgi vai izdarījāt to priekšlaicīgi, nekavējoties neķerieties pie nākamā, izbaudiet “nobeiguma” brīdi, atcerieties šīs sajūtas un tikai tad dodieties tālāk. Atcerieties sevi apbalvot par labi padarītu darbu.

Neķeries pie visa. Jums nav desmit roku, un jums ir tikai viena galva. Risinot vairākas lietas vienlaikus, jūs riskējat nepabeigt nevienu no tām, vismaz jūs to nevarēsit izdarīt kvalitatīvi. Tas ir tāpat kā mācīties dzejoli un vienlaikus atrisināt fizikas uzdevumu. Tas, redz, ir nereāli. Darbā ir tāpat.

Un šeit mājsaimniecībā, lai ietaupītu laiku un pūles, dažas lietas var apvienot. Galu galā, kamēr vārās kartupeļi vai atdziest salātiem paredzētas olas, ir pilnīgi iespējams noslaucīt putekļus no palodzes vai, piemēram, virtuvē izsūkt grīdu.

Neļaujiet savam biznesam ritēt savu gaitu. Izveidojiet ikdienas darba plānu. Ideālā gadījumā tas būtu jādara iepriekšējā vakarā. Plānojot nākamo dienu, neaizmirstiet, ka jebkurā brīdī var rasties nepārvaramas varas situācija. Jums būs jānogādā sava mamma uz slimnīcu vai agri jāpaņem bērns no skolas. Vienmēr atvēliet sev laiku šiem "neparedzētiem gadījumiem". Ja jums tas nav nepieciešams šīm vajadzībām, tērējiet to papildu aktivitātēm.

Vēl viens svarīgs punkts. Noteikti veltiet laiku atpūtai. Pārtraukumi ir būtiski. Grafikā jāiekļauj arī pauzes vieglu vingrinājumu veikšanai, pusdienu pārtraukums un pat zvans bērnam.

Turklāt jums tas ir jāsastāda, ņemot vērā viņu pašu bioritmus... Ja esat rīta cilvēks, tad grūtākos uzdevumus uzstādiet dienas sākumā, bet otro pusi atstājiet tiem darbiem, kas prasa vismazāko fizisko, garīgo un morālo piepūli. Ja esi "pūce" un galva sāk strādāt tikai tuvāk pusdienlaikam, tad no rīta dari vienkāršākos darbus, pieņem svarīgus lēmumus, kad ķermenis ir piepildīts ar dzīvības enerģiju.

Vārds "investīcijas" visbiežāk nozīmē finanšu ieguldījumus. Vai jūs ieguldīsit kaut ko, kas nekad nenesīs jums ienākumus? Vakar nopostītajai rūpnīcai neviens nedos ne rubli, jo tas ir beigts ieguldījums. Tāpat ir ar laiku. Beidz to likt tur, kur tas izlido kā caurule. Televīzijā sācies kārtējais sarunu šovs ar intriģējošu tēmu, steidzami izslēdziet ekrānu. Pajautājiet sev, kāpēc jums ir nepieciešama šī informācija? Tikai? Tātad, kāpēc tam tērēt savu dārgo laiku?

Piezvanīja draudzene un atkal sāka runāt par savu idiotu vīru? Ātri pabeidziet sarunu un iesakiet draugam sazināties ar psihologu vai reģistrēties iepazīšanās vietnē.

Ja ievērojat visus iepriekš minētos noteikumus, bet laika joprojām nepietiek, izmēģiniet kādu no paņēmieniem, kurus dažādos laikos ir izstrādājuši gan laika plānošanas speciālisti, gan "izlases" cilvēki. Viena no pasaulē izplatītākajām metodēm ir “Tomātu” tehnika. To izgudroja parasts itāļu students, kuram nekad nebija laika sagatavoties eksāmeniem.

Kādu dienu viņš nolēma kontrolēt sevi un savu laiku. Lai to izdarītu, izmantoju visizplatītāko virtuves instrumentu - taimeri tomāta formā (tātad arī vienkāršas tehnoloģijas nosaukums). Viņš palaida taimeri uz 25 minūtēm un šajā laikā nodarbojās tikai ar mācībām. Iedomājieties viņa pārsteigumu, jo burtiski uzreiz viņam bija pietiekami daudz laika sagatavoties. Mēģiniet darīt to pašu.

Iedarbiniet taimeri (modinātāju) uz noteiktu laiku, kura laikā veiciet tikai vienu konkrētu uzdevumu. Ne telefona zvans, ne paziņojums par jaunu vēstuli pa e-pastu, ne kas cits nedrīkst novērst jūs no šī uzdevuma. Pavisam drīz jutīsi, ka virzies uz savu mērķi daudz ātrāk nekā iepriekš.

Jūtieties kā siera gatavotājs, izmantojot citu populāru laika pārvaldības metodi, ko sauc par Šveices sieru. To izmanto, ja viņi nekādā veidā nevar sākt īstenot lielu projektu. Šajā gadījumā tiek piedāvāts šo pašu projektu pasniegt kvadrātveida siera gabala formā un sākt no tā taisīt Šveices sieru ar daudziem lieliem caurumiem. Katra bedre ir konkrēts uzdevums, kas jāizpilda, lai iegūtu gala rezultātu.

Ja nezināt, no kura gala sākt, izmēģiniet pirmo “caurumu”, kas rodas nejauši. Pieliek minimālu piepūli un tad viss ritēs kā pulkstenis. Vienīgais nosacījums ir tas, ka tu nepamet iesākto. Lai šķiet, ka paveiktais ir ļoti maza daļa no iecerētā, bet pārejiet uz jebkuru posmu, tikai precīzi nosakot, ka tiksiet ar to galā "vienā piegājienā". Pretējā gadījumā daudzo caurumu vietā sierā jūs iegūsit vienu lielu, bezdibenim līdzīgu caurumu, kurā iekritīs gan laiks, gan enerģija.

Stingri ievērojiet termiņa noteikumu. Termins nāca pie mums no Amerikas. Burtiski tulkots, tas nozīmē "beigusies līnija". Tiek uzskatīts, ka sākotnēji šādi sauca līniju cietumā, kuru šķērsojot, ieslodzītais nekavējoties tika nogalināts. Vietās, kas nav tik attālas, šādas metodes nav izmantotas ilgu laiku, bet biznesa vidē tas ir kļuvis ļoti izplatīts. Mūsdienu pasaulē termiņš ir robeža laiktelpā, kuru nekādā veidā nevar pārkāpt.

Šī tehnoloģija ir īpaši populāra attālināti strādājošo vidū. Nav neviena, kas viņiem "piemērotu", tāpēc jums ir jānosaka ietvars sev. To bieži izmanto arī radošo profesiju pārstāvji – žurnālisti vai reklāmas veidotāji. Tomēr termiņam ir arī starpposms - sarkanā līnija (tulkojumā "sarkanā līnija"). Šis ir periods, kad jānodod rupjais darbs – atlikušais laiks nepieciešams kļūdu labošanai, labojumiem, labojumiem, ko pasūtītājs var veikt.

Dažreiz mēs vienkārši nevaram tikt galā ar uzdevumu tikai tāpēc, ka tas mums šķiet milzīgs, piemēram, zilonis. Lai jums būtu vieglāk, sadaliet lielo apjomu mazos gabaliņos. Sāciet ar mazumiņu.

Piemēram, jāveic lauku mājas ģenerāltīrīšana vai jāatjauno. Abi izklausās draudīgi. Un, ja jūs sadalāt procesu mazos soļos? Izveidojiet tabulu, kur remonts būs augšpusē (vispārējā tīrīšana), un pēc tam apakšpozīcijas: logi, durvis, grīdas, mēbeles utt. Piekrītu, tādā veidā darbs vairs nešķiet pārāk grūts. Tāpēc netaisi no mušas ziloni.

Dievišķā metode "Kairos". Senie grieķi uzskatīja Kairosu par laimīgā brīža dievu. Laika menedžmenta eksperti ir nolēmuši, ka mūsdienu cilvēks ir ceļā ar viņu. Metodes būtība ir tāda, ka nevajadzētu tērēt atsevišķu laiku tam, ko var apvienot ar citiem gadījumiem. Piemēram, 8. martā jāiegādājas dāvana mammai. Izlemiet, kur vēlaties to darīt, un noskaidrojiet, vai jums tuvākajā laikā šajā pilsētas rajonā ir citi darījumi.

Iespējams, varēsiet apvienot 3 vai 4 mērķus vienlaikus vienā vietā (dodieties uz banku, lai papildinātu kontu, nopirktu jaunumus utt.). Tas pats attiecas uz biznesa tikšanām. Pirms došanās uz sarunām noformulē visus jautājumus un ieteikumus, ko esi uzkrājis sarunu biedram. Iespējams, ka to atrisināšanai pietiek ar telefona zvanu vai pusdienas tikšanos. Un neaizmirstiet redzēt, vai jums ir citas lietas, ko darīt, kur dodaties.

Varat izmēģināt visus šajā rakstā sniegtos padomus, taču vispirms ir jāievēro vienkāršākie vingrinājumi. Piemēram, ieviesiet noteikumu nepārkārtot modinātāju, kad tas zvana. Pēc 5 vai pat 10 minūtēm tu nevarēsi aizmigt, taču, iespējams, kavēsi darbu, pēc tam visas dienas garumā piedzīvosi laika trūkumu un diez vai visu paspēsi.

Kopumā nav īpašu noslēpumu, kā ietaupīt laiku. Šeit ir vēl daži ieteikumi.

• Izmantojiet savu kolēģu vai ģimenes locekļu prasmes. Dalieties ar viņiem savā darbā — deleģējiet pilnvaras. Jaunākais pētnieks noteikti labprāt jums palīdzēs, un vīrs (dēls, meita) lieliski tiks galā ar elementāriem mājas darbiem, piemēram, atkritumu iznešanu vai maizes pirkšanu.
• Ja nolemjat padarīt laika plānošanu par dzīvesveidu, labāk ir iziet apmācību īpašā seminārā vai uzaicināt uz uzņēmumu šīs jomas speciālistu, lai optimizētu darbplūsmu.

Kā bonuss par šī raksta lasīšanu, šeit ir vēl viens dzīves hack jums. Vismaz reizi mēnesī un vēlams katru nedēļu noorganizējiet sev "tīro dienu", kas jāpavada bez telefona, sazinoties pa e-pastu vai tūlītējos kurjeros. Šis ir darba varoņdarbs ar nelieliem pārtraukumiem pārtraukumam, kura laikā ir "jāattīra" visi gadījumi, ja pēkšņi nedēļas (mēneša) laikā kaut kam nepietika laika.